Możliwość wydania paszportu danej osobie ocenia konsulat lub urząd paszportowy na podstawie wniosku. Obecnie wnioski paszportowe są generowane elektronicznie na podstawie informacji zgromadzonych w polskich rejestrach stanu cywilnego. Z tego powodu ważne jest, aby dane, jakie wynikają z tych rejestrów (zamieszczone na akcie urodzenia i/lub małżeństwa wnioskodawcy) odpowiadały danym, które widnieją na aktualnym dokumencie tożsamości. Dotyczy to obu imion, nazwiska i stanu cywilnego. Wszelkie zmiany w tym zakresie należy najpierw zarejestrować w Polsce.

Przykładowo, zmiany nazwiska noszonego po ślubie należy dokonać poprzez umiejscowienie ślubu zawartego poza granicami kraju w polskim urzędzie stanu cywilnego. Zmiany imienia lub imion wynikających z naturalizacji (Grażyna > Grace) dokonuje się na podstawie wniosku o zmianę imienia i nazwiska. Ważna jest również zgodność stanu cywilnego (panna/kawaler, rozwiedziony, wdowiec), co w Polsce zgłasza się przez uznanie rozwodu lub umiejscowienie zgonu małżonka. 

W niektórych przypadkach przed złożeniem wniosku paszportowego należy potwierdzić polskie obywatelstwo. Dotyczy to osób, których polski paszport utracił ważność wiele lat temu, osób, które nigdy nie posiadały polskiego paszportu oraz sytuacji, gdy dane widniejące na aktualnym dokumencie tożsamości nie są zgodne z tymi, jakie wynikają z metryki urodzenia i/lub aktu małżeństwa danej osoby.